Extensis Portfolio 8

Neue Optionen minimieren die Suche nach digitalen Mediendateien und eröffnen mehr Möglichkeiten für deren Organisation, Verwaltung und Verteilung in Arbeitsgruppen. Erweitert wurde Portfolio insbesondere hinsichtlich der Datenbank, der Galerien sowie in Bezug auf die Workflow- und NetPublish-Funktionalität. Die deutsche Version wird um den Jahreswechsel vorliegen.

Portland, Oregon – 21. Oktober 2005 – Extensis, ein Geschäftsbereich der Celartem Incorporated, hat die Version 8 der Digital Asset Management-Lösung Portfolio für Windows und Macintosh angekündigt. Die neue Version von Portfolio bietet eine Reihe professioneller Workflow-Funktionen. Diese erlauben die Organisation und Weiterleitung von Dateien in visuellen Katalogen und auf der Basis von Metadaten. Damit können wertvolle Mediendateien auf einfache Weise in und zwischen Arbeitsgruppen ausgetauscht werden – egal, ob diese intern oder extern angesiedelt sind. Die Portfolio-Produktfamilie beinhaltet eine Einzelplatz-Version, eine Client-/Server-Lösung sowie NetPublish und SQL Connect Module.

»Alle Unternehmen suchen heute nach effizienten Wegen und Technologien, ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. Die neue Version von Portfolio ist die optimale Lösung für die Organisation, Verwaltung und Verteilung wertvoller digitaler Mediendateien«, sagt Dan Harlacher, der für Portfolio zuständige Produktmanager bei Extensis. »Portfolio trocknet den in fast allen Unternehmen üblichen Sumpf digitaler Dateien aus und macht diese digitalen Werte effizient nutzbar – für weniger Zeit und Geld, als die meisten dafür veranschlagen würden. Portfolio ist die Lösung, die Vertrauen bei den IT-Verantwortlichen genießt und mit der auch Kreative gern arbeiten«, so Harlacher weiter.

Portfolio 8 verfügt über integrierte Funktionen für die Verfolgung von Dateien im Workflow. So können nun Voreinstellungen für die Katalogisierung den im Rahmen der automatischen Synchronisierung überwachten Ordnern zugewiesen werden. Dokumente können mit vordefinierten Metadaten Katalogen zugefügt werden und durch bloßes Ablegen in Ordnern auf dem Fileserver durch den Workflow gereicht werden. Dabei verfolgt Portfolio den Status eines Jobs und hilft, die entsprechenden Dateien den Mitgliedern der Arbeitsgruppe zur Verfügung zu stellen.

Die neue Funktion »schnelle Katalogisierung« steigert die Effizienz. Sie stellt die Dokumente schnell im Katalog dar und die Anwender können schon damit arbeiten, während weitere Schritte der Katalogisierung im Hintergrund ablaufen. Außerdem kann Portfolio nun automatisch angelegte Previews für die Erstellung von CDs, DVDs, Websites und für eMails nutzen – damit werden auch diese Prozesse deutlich beschleunigt.

Die Galeriefunktion von Portfolio bietet nun die Möglichkeit so genannter »privater Galerien«, auf die nur die Personen zugreifen können, die sie angelegt haben. Neu sind auch die »Notizblock-Galerien«, mit denen Dokumente komfortabel und schnell beispielsweise für Selektionen oder den Druck gesammelt werden können.

Die Einarbeitung in Portfolio fällt noch leichter als bisher. So wird eine ganze Reihe neuer Katalogvorlagen mitgeliefert, die etwa auf Bereiche wie professionelle Fotografie, das Management von Bildarchiven sowie Dokumenten-Workflows ausgerichtet sind.

Entscheidende Verbesserungen hinsichtlich der ohnehin schon immer positiv aufgefallenen Geschwindigkeit, des Workflows sowie der Handhabung von Metadaten machen es einfacher denn je, eine umfassende, professionelle Digital Asset Management-Lösung aufzusetzen.

Die neuen Funktionen im Überblick (noch englische Bezeichnungen)

Galerien
• Full Custom Sort: Portfolio ermöglicht den Anwendern nun, Elemente in Galerien, intelligenten Galerien und Ordnern auf der Festplatte zu verschieben, neu zu organisieren und zu sortieren. Portfolio lernt dabei die Vorlieben der einzelnen Anwender und passt sich so deren Arbeitsweise an. Diese kann auch gemeinsam genutzten Ordnern zugewiesen und so auf Arbeitsgruppen übertragen werden.
• Scratchpad Galleries (Notizblock-Galerien): Diese funktionieren im Grunde wie temporäre Sammelkörbe, die es den Anwendern erlauben, einzelne Dokumente aus mehreren Galerien oder Recherche-Ergebnisse in einer Galerie zusammenzufassen.
• Public/Private Galleries, Read-only-Galleries: Die Nutzer von Portfolio können nun Galerien anlegen, die nur sie einsehen können. Außerdem ist es möglich, Galerien vor Veränderungen zu schützen.

NetPublish
• NetPublish Galleries: Mit Portfolio 8 bezieht sich NetPublish nicht mehr nur auf gesamte Kataloge, es können auch Auswahlen eines Kataloges in dynamische Websites umgesetzt werden. Darüber hinaus ist es möglich, nur Dokumente mit bestimmten Metadaten auf der Website zu publizieren.
• NetPublish Logging: NetPublish-Administratoren können über Log-Dateien die Aktivitäten auf ihrer NetPublish-Website verfolgen.
Datenbank
• Fast Cataloging (schnelle Katalogisierung): Diese neue Funktion listet die Dokumente in der Datenbank und ermöglicht den sofortigen Zugriff auf die Dateien, während die weiteren Schritte der Katalogisierung im Hintergrund ablaufen.
• FolderSync und AutoSync: Bei der Anlage von Ordnern, die durch Portfolio überwacht werden, kann nun das Intervall festgelegt werden, in dem Portfolio den Ordner überprüft. Außerdem können den Ordnern Einstellungen für die Katalogisierung der darin enthaltenen Dokumente zugewiesen werden. FolderSync wurde so erweitert, dass Elemente die ignoriert oder ausgeschlossen wurden, den Status des jeweiligen Ordners nicht mehr verändern.
• Individuelle XMP-Extraktion und Dateiinformationen: Die Unterstützung von XMP-Metadaten wurde deutlich erweitert. Portfolio 8 kann nun XMP-Metadaten aus individuellen Feldern einer breiten Palette von Dateien auslesen. Dies bezieht sich auch auf die neuen XMP-basierten IPTC Metadaten, die von den Programmen der Adobe Creative Suite 2 verwendet werden. Damit können spezielle Daten wie etwa der Jobstatus oder Artikelnummern in Dokumente eingebettet und in Portfolio-Katalogen angezeigt werden. Im Lieferumfang von Portfolio 8 sind entsprechende Katalogvorlagen und XMP-Infopanels enthalten.

Verfügbarkeiten und Preise
Portfolio wird sowohl als Einzelplatzversion als auch für Arbeitsgruppen im Dezember 2005 zur Verfügung stehen. Preislich liegt der Portfolio Server bei 5.000 US-Dollar. Die Portfolio Client-Versionen für den Zugriff auf den Server kosten 250 US-Dollar, Extensis bietet preislich attraktive Volumenlizenzen. Die Client-/Server-Lösungen können mit SQL-Connect-Modulen für den Zugriff auf SQL-Datenbanken erweitert werden, diese liegen zwischen 5.000 und 9.000 US-Dollar. Über Portfolio Server im Netzwerk verwaltete Kataloge können über Portfolio NetPublish for Server in dynamische Websites umgesetzt werden, diese Lösung wird mit 5.000 US-Dollar berechnet.

Die Einzelplatzversion von Portfolio 8 kostet 199,95 US-Dollar. Diese enthält bereits die NetPublish-Funktionalität, wobei die damit erstellten Websites auf einen gleichzeitigen Zugriff limitiert sind. Um die Websites für fünf gleichzeitige Besucher freizuschalten, ist eine Portfolio NetPublish-Lizenz notwendig, die mit 249,95 US-Dollar berechnet wird. Upgrades von Portfolio 6 und 7 auf Portfolio 8 sind für 99,95 US-Dollar erhältlich.

Die Preise in Euro stehen noch nicht fest und werden später bekannt gegeben.
Die deutsche Version von Portfolio 8 wird voraussichtlich zum Jahreswechsel zur Verfügung stehen.

Umfassende Informationen zu Portfolio 8 sind im Internet unter www.extensis.com/portfolio zu finden.

Systemanforderungen
Portfolio 8 unterstützt Windows 2000, XP oder höher und erfordert einen Pentium-Prozessor ab 1 Gigahertz Taktfrequenz oder höher, mindestens 256 Megabyte Hauptspeicher (512 Megabyte empfohlen) sowie XGA-Grafik oder höher. Weitere Anforderungen sind 200 Megabyte Platz auf der Festplatte, ein CD-ROM-Laufwerk für die Installation, eine Netzwerkkarte für den Zugriff auf den Server sowie QuickTime 6.5 oder höher. Der verwendete Web-Browser muss über ein Plug-In für Macromedia Flash 7 oder höher verfügen.